1. Ordinær rejsebevilling

1.1.  Bevilling

Der kan ydes hel eller delvis dækning af udgifter til studierejser og -ophold, kurser, seminar- og konferencedeltagelse mm, som er et nødvendigt led i den enkelte ph.d.-studerendes gennemførelse af ph.d.-uddannelsen.

Til sådanne formål er der afsat indtil 30.000 kroner i hele indskrivningsperioden (svarende til 3 års fuldtidsstudium = 3 årsværk). Hvis indskrivningsperioden er kortere end 3 årsværk (merit) reduceres bevillingen forholdsvis. 4+4-ordningens del A tæller som ét årsværk.

Ansøgning indgives med hovedvejleders begrundede udtalelse til institutleder, der bevilger midler til det konkrete formål. Institutleder afgør, hvilke indholdsmæssige krav, der skal stilles til ansøgningen. Se endvidere afsnittet Rapportering til fakultetet nedenfor.

Fakultetets Økonomicenter administrerer bilag og afregninger: http://humaniora.au.dk/fakultetet/okonomicenter/arbejdsfordeling/

Det er instituttets ansvar, at det afsatte beløb – indtil 30.000 kr. – ikke overskrides.

Bemærk: Eksternt ansatte ph.d.-studerende og samfinansierede ph.d.-studerende er kun omfattet af disse retningslinjer, hvis uddannelsestaksameteret indeholder rejsemidler. Den pågældende ph.d.-studerende vil i forbindelse med indskrivningen til ph.d.-studiet få oplyst, om vedkommende er omfattet af retningslinierne.

I særlige tilfælde kan der bevilges yderligere midler fra fakultetets ph.d.-pulje, jf. afsnittet Ph.d.-puljen nedenfor.

Der udbetales ikke time- og dagpenge til ph.d.-studerende (4+4 og 5+3). Se protokollat om ph.d.-stipendiater af 1.10.2008: http://phd-humaniora.au.dk/regler/loenogansat/.

1.2.  Bestilling af rejse

Rejserne skal bestilles hos ViaTravel på instituttets/centrets EAN-nr. (http://www.au.dk/fileadmin/www.au.dk/da/adm/budget/Filer/AU_EAN.pdf)

1.3.  Kreditkort - Mastercard

Ph.d.-stipendiater ansat på Det Humanistiske Fakultet (5+3- og 4+4-studerende på del B) kan få udstedt et kreditkort (Mastercard) ved udfyldelse af ansøgningsblanket: http://medarbejdere.au.dk/oekonomi/oko/menu2/aurusrejseogudgiftsafregningssystem/kreditkort/

4+4-studerende på del A kan ikke få kreditkort.

Blanketten underskrives af ansøger og institutleder, scannes og fremsendes via e-mail til MCansog@adm.au.dk

Kort og pinkode sendes til den ph.d.-studerendes privatadresse. Der er en ekspeditionstid på ca. tre uger.

Det er en forudsætning, at man er oprettet i rejseafregningssystemet AURUS (Aarhus Universitets rejse- og udgiftssystem) for at søge om kreditkort.

AURUS: http://medarbejdere.au.dk/oekonomi/oko/menu2/aurusrejseogudgiftsafregningssystem/brugeradgang/

Regelsæt for anvendelse af kreditkort på Aarhus Universitet: http://medarbejdere.au.dk/oekonomi/oko/menu2/aurusrejseogudgiftsafregningssystem/regelsaetforanvendelseafkreditkortpaaaarhusuniversitet/

1.4.  Forskud

De 4+4-studerende på del A kan i særlige tilfælde få udbetalt et rejseforskud i forbindelse med større udlæg, da de ikke er omfattet af kreditkortsordningen. Forskud kan normalt tidligst udbetales to uger før afrejsen. Forskud oprettes i AURUS. Kontakt instituttets/centrets økonomimedarbejder for nærmere oplysninger: http://humaniora.au.dk/fakultetet/okonomicenter/arbejdsfordeling/

1.5.  Afregning

Afregningen sker via AURUS (http://medarbejdere.au.dk/oekonomi/oko/menu2/aurusrejseogudgiftsafregningssystem/)

Rejseafregningerne skal konteres på to forskellige konti:

1.6.  Rapportering til Fakultetet

Instituttet skal på anmodning fra fakultetet eller ph.d.-skolen kunne rapportere den enkelte ph.d.-studerendes træk på rejsebevillingen (de 30.000 kr.) med angivelse af formål, rejsemål og bevillingernes størrelse samt status vedrørende den ph.d.-studerendes forbrug på rejsekontoen.

1.7.  Forsikringer og indkøbsaftaler

Forsikring skal tegnes forud for rejsens påbegyndelse.

På denne hjemmeside findes der oplysninger om rejseforsikring samt udlevering af forsikringskort: http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/indkob/rejserforsikring/rejseforsikringnyhed/

Statens Indkøbsaftaler skal benyttes ved bestilling af hoteller og rejser både i indland og udland: http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/indkob/rejser/. Aftalerne er fortrolige.

2. Ph.d.-puljen

Fra fakultetets ph.d.-pulje kan der i særlige tilfælde bevilges rejsemidler ud over den ordinære rejsebevilling til hel eller delvis dækning af udgifter til studierejser og -ophold, kurser, seminar- og konferencedeltagelse mm. som nødvendigt led i forskeruddannelsen. Ph.d.-puljen administreres af ph.d.-skolen. Der kan først søges om tilskud fra ph.d.-puljen, når den ph.d.-studerendes rejsekonto (de 30.000 kr.) er opbrugt.

Ansøgningen sendes til ph.d.-skoleleder på særligt ansøgningsskema tidligst muligt og senest 1 måned før rejsen afholdes: http://phd-humaniora.au.dk/fileadmin/www.phd.humaniora.au.dk/regler_og_skemaer/rejser/rejsetilskud.doc.

Det bevilgede beløb overføres til den ph.d.-studerendes rejsekonto, og rejseafregningen foretages på normal vis i AURUS, jf. afsnittet Afregning ovenfor.